EL SOBRE
NTC 3369 ICONTEC
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas.
Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.
El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante lìquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.
En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con ventanilla, En caso de presentarse copias extras, se debe elaborar un sobre sin ventanilla con los datos correspondientes.
Cuando la carta lleva anexos y éstos no caben en el sobre con ventanilla, la dependencia que envía la comunicación elabora un sobre de manilla, en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados.
Estos datos son los mismos escritos en el encabezamiento – datos del destinatario- de la carta
Distribución del sobre
El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera :
Tercio Izquierdo . Para anotar los datos del remitente
Cuando estos datos son demasiado extensos, se imprimen así: en el tercio superior izquierdo el logotipo y la razón social, en medida que no exceda de 2,5 cm verticales por 14 cm horizontales; los demás datos en los tercios inferiores, sin exceder 1,5 cm del borde inferior del sobre. A nivel de la línea de dirección en este tercio, se anotan las indicaciones ¨ CONFIDENCIAL ¨, ¨ URGENTE ¨, cuando éstos se requieran.
Tercio Central . En este tercio se ubican los datos del destinatario.
La estructura de la dirección y el reparto de sus elementos constitutivos, sobre las diferentes líneas se deben centrar así:
-Verticalmente. de la mitad del sobre se suben dos o tres renglones, dependiendo del número de líneas.
-Horizontalmente de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez espacios, dependiendo de la extensión de la líneas correspondientes.
De acuerdo con el lugar del destino se tendrán en cuenta las siguientes normas:
a) Sobre Local . Para envío por correo urbano o con mensajero se debe colocar el nombre de la ciudad en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
Señora
Maria Claudia Forero
Jefa de Relaciones Públicas
Davivienda
Carrera 24 15-28
SANTAFE DE BOGOTA D.C.
Para entrega personal por el firmante se escribe la palabra presente.
Ejemplo:
Señora
Maria Claudia Forero
Jefa de Relaciones Públicas
Davivienda
Carrera 24 15-28
PRESENTE
b) Sobre nacional (fuera de la ciudad de origen)
El nombre de la ciudad se debe escribir en mayúscula sostenida, separado por coma (,) del nombre del departamento.
Ejemplo:
Señora
Consuelo Alvarez Goméz
Gerente Financiero
Banco de colombia
Carrera 15 86-34
PEREIRA RISARALDA
c) Sobre internacional . Se deben tener en cuenta las siguientes especificaciones:
-El nombre de la ciudad se debe escribir en mayúscula sostenida, con cualquier dato numérico o nombre estipulados por el país.
-En este sobre se presenta una séptima línea que corresponde al nombre del país; éste debe escribirse a dos renglones de la ciudad, en español y en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
Señora
Louise Wackeman
Proyect Manager
International Institute for Cotton
3016 kingston Road
LONDON
INGLATERRA
-Se puede optar por escribir el nombre del país en el idioma de origen, sin omitir expresarlo en español.
Ejemplo:
Señor
George Kurz
Gerente para América Latina
GOPA - Consultores
Grivap St. 363
FRANKFURT
DEUTSHLAND - ALEMANIA
-En sobres comerciales dirigidos al extranjero las denominaciones señor, señora señorita se escriben en español.
Tercio derecho. Este tercio es para uso del correo.
En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos, tales como: ENTREGA INMEDIATA , RECOMENDADO y otros, se ubican en el tercio derecho y a nivel de la línea de dirección y en mayúscula sostenida.
Cuando se emiten estampillas conmemorativas, la administración postal prohibe que se coloquen en el sobre. Estas se deben adherir a la carta en la parte inferior izquierda.
LA CIRCULAR
Concepto
Circular es la comunicación de carácter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido.
Clases de circular
De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en:
-Circular externa ( o carta circular ) NTC 3393
-Circular interna ( o general ) NTC 3234
Circular externa (o carta circular )
Para la elaboración de ésta comunicación se tendrá en cuenta la norma 3393 ICONTEC
Circular interna ( o general )
Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, así como normas generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
A) Normas generales para la elaboración de circular interna
-El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo.
-El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular.
-No debe contener errores técnicos, ni ortográficos, ni gramaticales, ni de puntuación.
-La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
B) Partes de la circular y su distribución
La circular se elabora en papel bond, tamaño carta, con membrete, y de acuerdo con los siguientes requisitos:
-Márgenes
Superior 4 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm y lateral derecho 3 cm.
-Encabezamiento
Para identificar una circular general, se debe describir a 10 renglones del borde superior del papel, la palabra CIRCULAR, con mayúscula sostenida en el centro seguida por el número correspondiente.
-Fecha
A 2- 3 renglones de la identificación y a partir de la mitad del escrito, se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de envío.
-Destinatario
A 2- 3 renglones de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular.
Ejemplo:
PARA TODOS LOS EMPLEADOS
-Asunto
Esta línea se escribe a 2-3 renglones del destinatario, alineado verticalmente con la fecha, con mayúscula inicial, sin subrayar sin exceder de cuatro palabras. Se enunciará con el vocablo ¨Asunto¨ y seguida de dos puntos ( : ).
Ejemplo:
Asunto: Servicio Médico Asistencial
-Texto
Se inicia de tres a cuatro renglones de la línea del ASUNTO. Se escribe a renglón sencillo entre líneas y a dos entre párrafos. Partirá del margen izquierdo.
-Despedida
A dos espacios de la última línea del texto, se escribe la despedida, que puede ser una palabra de cortesía o una frase completa.
-Firma
Tanto en la Dirección General como en las Regionales, pueden ser firmadas por los funcionarios autorizados, de conformidad con lo establecido en la Resolución vigente.
-Nombre del remitente
Se escribe en mayúscula sostenida, al mismo nivel de la flecha entre cuatro, y seis renglones después de la línea de despedida.
-Líneas especiales
A dos renglones de la línea del cargo se anotan los anexos, si los hay, y a dos renglones los datos del transcriptor.
