jueves, 22 de mayo de 2008

GENERALIDADES PARA LA ELABORACION DE CORRESPONDENCIA



PRODUCCION DE TEXTOS COMERCIALES
SEGÚN LAS NORMAS ICONTEC

RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Uso de mayúsculas

· Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen
· Se debe utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato. No se debe exagerar este uso.
· En español se deben escribir con minúscula los días, meses, puntos cardinales y estaciones del año; excepto después del punto y al comienzo del párrafo.
· Se deben escribir con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y de dependencias.

NOTA. Distinguir nombre propio de término genérico

Ejemplo:

NOMBRE PROPIO NOMBRE GENERICO
Banco de la República Gracias a su banco nuestra empresa......
Gerente General Habrá reunión de gerentes....
Departamento de Compras Se encargará dicho departamento....

División Silábica
El guión (-) es el signo que se utiliza para la división silábica. Se debe colocar únicamente “Uno” al lado de la letra cuya sílaba se va a separar.

En la división mecanográfica se debe tener en cuenta lo siguiente:

· No se deben dividir palabras en el primer reglón del párrafo
· No se deben dividir palabras en dos líneas seguidas
· No se deben dividir palabras en la penúltima línea del párrafo
· No se deben dividir palabras en el último renglón de la página
· No se deben dividir nombres propios
· No se debe separar el signo de moneda de la cifra, ni partir cantidades.
· No se deben dividir palabras en sílabas de una o dos letras.

Nota. Es incorrecto separar una sílaba y no colocar el guión correspondiente. Incorrecto marcar doble guión (--) o rellenar espacios con guiones o colocar raya debajo de la letra que se va a separar.

Margen derecho
Puede ser balanceado o justificado. El procesador de palabras permiten programar el margen derecho; se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
· Procurar que los espacios, por justificación, no excedan el límite de la estética.
· Efectuar división silábica correcta, en caso de ser indispensables.

Números

· Los años se escriben cifra y sin punto: ejemplo: 1991
· Los números incluidos en los textos, no necesariamente numéricos, deben escribirse de la siguiente forma: del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
· Cuando sea necesario expresar cantidades en letras se debe tener en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra. Del treinta y uno en adelante, en tres palabras.

16= dieciséis
17= diecisiete
18= dieciocho
19= diecinueve
20= veinte
21= veintiuno
22= veintidós
23= veintitrés
24= veinticuatro
25= veinticinco
26= veintiséis
27= veintisiete
28= veintiocho
29= veintinueve
30= treinta
31= treinta y uno
32= treinta y dos
33= treinta y tres
34= treinta y cuatro
35= treinta y cinco

Ejemplos variados

43= cuarenta y tres
44= cuarenta y cuatro
48= cuarenta y ocho
56= cincuenta y seis

· Para documentos legales los números se expresan en cifras y letras, ejemplo:
-$1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos)
- un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)
-4,50 m (cuatro metros con cincuenta centímetros) o
-cuatro metros con cincuenta centímetros (4.50 m)

NOTA 1. La cifra se puede expresar en primer término en letras o números, pero se debe conservar la opción elegida a través del documento.

NOTA 2. El signo de pesos ($), debe estar unido a la cifra. La palabra “pesos” precede la expresión en letras. Ejemplo;

-$ 100
-cien pesos

*Los números decimales deben separarse con una coma. En aquellos que presentan cifra entera su expresión debe anotarse con ceros y no con letra o minúscula (o), ni sino igual (=).

Ejemplo:

435.342.872.960,50

402.127,50

37,00
· En el caso de trabajar con valores exclusivamente enteros, sin decimales, la expresión será la siguiente:

485.217
376.980
1.492.176

· Al escribir un valor numérico con un símbolo, se deja un espacio entre el valor numérico y éste. No podrá dejarse sólo el valor numérico al final de la línea. Ejemplo:

1 m
1 g
1 cm

· El símbolo de unidades no lleva punto final y sólo en la circunstancia de que éste se derive de nombre propio, la primera letra se escribe con mayúscula.


Unidad de Medida Símbolo

Metro Líneal m
Metro cuadrado m2
Metro cúbico m3
Kilogramo Kg
Kilómetro Km
Hectómetro Hm
Decámetro Dm
Centímetro cm
Milímetro mm
Tonelada t
Gramo g
Miligramo mg


· Los números telefónicos se deben separar únicamente, con espacios. Los números de cédula con punto.

Ejemplo:

Telèfono: (098) 250 30 20

Cédula 32.874.263 de Medellín

· Se deben utilizar cifras para grados, porcentajes, y proporciones. Ejemplo:

18º, 5% escala 1:1000

Hora

La denominación de hora local se debe utilizar según modelo internacional de 24 horas.

Mañana Tarde

00:01 = 1 minuto después de la media noche 13:00= una de la tarde
00:30 = 30 minutos después de media noche 14:00= dos de la tarde
01:00 = una de la mañana 15:00= tres de la tarde
02:00 = dos de la mañana 16:00= cuatro de la tarde
03:00 = tres de la mañana 17:00 = cinco de la tarde
04:00 = cuatro de la mañana 18:00 = seis de la tarde
05:00 = cinco de la mañana 19:00 = siete de la noche
06:00 = seis de la mañana 20:00 = ocho de la noche
07:00 = siete de la mañana 21:00 = nueve de la noche
08:00 = ocho de la mañana 22:00 = diez de la noche
09:00 = nueve de la mañana 23:00 = once de la noche
10:00 = diez de la mañana 24:00 = medianoche
11:00 = once de la mañana
12:00 = mediodía

Nota: se expresa la cifra seguida de la palabra horas

Ejemplo:

Reunión de 14:00 a las 16:00 horas

El taller se iniciará a las 15:00 horas
Trascripción de documentos


Después de enunciar la trascripción de un texto completo se deben dejar tres espacios de sangrado izquierdo y derecho para destacarlo, de la siguiente manera:

Trascripción de un texto completo:


Transcribimos a continuación el siguiente documento:

“_______________________________________
________________________________________
_________________.

“________________________________________
_________________________________________
_________________.

“_________________________________________
__________________________________________”


Nota. Las comillas al hincar el párrafo indican continuidad.

Transcripciones parciales:

Transcripción de un primer párrafo:

“___________________________________
____________________________________
__________________________...”
Cuando se trata de un párrafo intermedio:

“..._________________________________
___________________________________
__________________...”

Cuando se transcribe el último párrafo:


“..._________________________________
_____________________________.”

Nota. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir.


Denominaciones femeninas y profesionales

Los títulos y cargos correspondientes a damas deben escribirse en su respectiva forma femenina, como lo establece la Academia de la Lengua.


TITULOS Y CARGOS

Abogada Odontóloga
Administradora de Negocios Presidenta
Administradora Rectora
Alcaldesa Revisora Fiscal
Asistenta Secretaria General
Bacterióloga Sicóloga
Decana Gerenta
Física Nuclear Jefa
Médica Microbióloga
Ingeniera Gobernadora
Doctora Vicepresidenta
Contadora Vicerrectora


Nota. Los cargos y títulos llevarán mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre propio o término genérico.


Abreviaturas

En las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas.

Ejemplo: usted, señor, señora, factura, carrera, cuenta y otros.

Nota. Cuando la abreviatura forme parte del nombre de una empresa, ésta debe escribirse según aparezca en la razón social.

Ejemplos: * Cia Colombiana de Tabaco
· Rojas Hermanos Ltda..
· Compañía Colombiana de Tejidos S.A.